USG Warehouse, Передача товара со склада.

Передача со склада: проектирование "процесса без потерь". [" "] Характеристики. Передача товара со склада - это процесс, требующий от всех участников не только ответственности, четкости, внимания и слаженности действий, но и элементарного знания определенных правил и их точного соблюдения. Организация задания должна быть разработана самым тщательным образом. Читать полностью. Отгрузка товара со склада - процесс, требующий ответственности, четкости, внимания и слаженности от всех участников, а также базовых знаний определенных правил и их точного соблюдения. Неудачи на этом этапе товародвижения могут привести к недостачам, порче и низкому качеству товара, что неизбежно повлечет за собой претензии к поставщику со стороны получателя. Как этого можно избежать и что необходимо знать? Из чего состоит процесс отгрузки и как он осуществляется? Существуют определенные условия, которые должен соблюдать отправитель для того, чтобы отгрузка произведенной со склада продукции прошла гладко и без сбоев. От этого зависит количество и, главное, качество поставляемого товара, а также то, сможет ли он быть правильно и адекватно принят или даже сохранен. Что же это за условия? К отгрузке (поставке) допускается только та продукция, которая соответствует требованиям целостности и качества, определяемым образцом, пробой, спецификацией, проектом и стандартом. Вся продукция должна быть упакована в строгом соответствии с установленными правилами упаковки и фасовки, отдельной позиционной пломбой и маркировкой. Ответственность за порчу продукции из-за некачественной или ненадлежащей упаковки, а также за убытки в случае отгрузки продукции не по адресу, из-за неправильной маркировки или неполной вывески несет продавец. По каждому тарифу должна быть составлена подробная документация (предусмотренная стандартом, обязательными правилами, техническими или другими специфическими условиями поставки. В ней указывается продукция, включенная в тариф, точное наименование, тип или каталожный номер, количество, вес (чистый и смешанный), а также информация о поставщике и получателе. Изготавливаются три экземпляра упаковочного листа. Один из них (в водонепроницаемом конверте) помещается в упаковку с товаром, второй (также в водонепроницаемом конверте, закрытом пластиковой или жестяной защитной пластиной) прикрепляется к внешней стенке упаковки. К пакету сопроводительных документов прилагается третий экземпляр упаковочного листа. Кроме того, составляется упаковочный лист и инвойс на основе упаковочного листа, который прилагается к инвойсу. Количество и вес отгружаемых товаров, количество посылок, мешков, пакетов, коробок, упаковок и связок - все это должно быть четко определено. При этом коробки и ящики нумеруются дробью. В числителе указывается порядковый номер тары, а в знаменателе - общее количество листов в партии. Отгрузочные и расчетные документы, содержащие информацию о количестве товара (точно соответствующую реально отгружаемой продукции), должны быть не только четкими и лаконичными, но и отправляться грузополучателю в заранее оговоренном порядке и в срок. Документы, подтверждающие качество и целостность поставляемого товара (например, сертификаты или удостоверения качества, технические паспорта), а также отгрузочные и расчетные документы должны быть оформлены четко и ясно. Данные о качестве и целостности отгружаемой продукции должны точно соответствовать фактическим данным. Эти документы отправляются получателю вместе с продукцией, если иное не оговорено сторонами, специальными условиями поставки или другими обязательными правилами. Необходимо строго соблюдать транспортные правила, действующие при доставке транспортируемой продукции, ее погрузке, креплении, стандарты, технические условия и любые специальные правила погрузки, установленные другими условиями. Работа сотрудников, участвующих в определении количества отгружаемой продукции и оформлении счетов-фактур и отгрузочных документов, должна систематически контролироваться. Процесс отгрузки продукции со склада состоит из следующих поэтапных операций Поступившие заказы обрабатываются в соответствии с наличием продукции на складе. Продукция извлекается из зоны хранения. Продукция перемещается в зону комплектации заказов. Заказы собираются, продукция упаковывается (упаковка на крыше, конфигурация погрузочной зоны). Подготавливаются упаковочные листы, укладываются в тару (коробки или бункеры) и закрепляются на погрузочных площадках. Носитель закрывается и обматывается металлической или пластиковой лентой. Груз маркируется. Формируется грузовая единица - на паллете накапливается груз. Грузовой блок перемещается в зону загрузки. Осуществляется погрузка автомобилей, контейнеров и железнодорожных вагонов. Выдаются диспетчерские накладные. Основная задача каждого склада - организация эффективной складской деятельности. И основными критериями этой эффективности являются. (а) способность полностью удовлетворять поступающие заказы в соответствии с номенклатурой; - (б) возможность обеспечения срочных заданий: в пределах региона - в течение полусуток, кроме одного дня - в течение суток. Несрочные задания не имеют трехдневного срока исполнения. Поставщики предпочитают крупные регулярные заказы с длительными сроками поставки. Такие заказы дают возможность оптимизировать использование рабочей силы и техники. Клиенты же, напротив, чаще всего стремятся избежать складских запасов и получать продукцию сразу же, как только она понадобится. Чтобы как-то сгладить эти противоречия, на крупные заказы с длительными сроками поставки (недели или месяцы) предоставляются повышенные скидки, в то время как срочные заказы остаются незначительными. Нагрузка на сотрудников склада, отвечающих за передачу товара, должна быть равномерной. Поэтому все заявки делятся на два типа: срочные (обычно мелкие) и несрочные (обычно крупные). Срочные заказы поступают за 11-12 часов. Заказы обрабатываются, принимаются и упаковываются немедленно в связи с наличием товара на складе. Отгрузка и доставка срочных заказов (вместе с заказами, которые уже полностью выполнены) производится получателем или авиакомпанией позднее в тот же день. Если заказы поступают на 11-12 часов позже, то они считаются несрочными и выполняются на следующий день. Для крупных складов срочные заказы могут быть отправлены в любое время, но время отгрузки определяется все так же: заказы, поступившие до 11.00, будут выполнены в тот же день, поступившие после 11.00 - на следующий день. В обоих случаях размер скидки остается таким же, как и при срочном заказе. Опыт развитых стран показывает, что график отгрузок более удобен, если даты отгрузки несрочных заказов определяются в порядке возрастания календарных недель и поставщик должен отгрузить продукцию в этот период. Так, если в контракте или подтверждении заказа указано, что товар должен быть отгружен на 14-й неделе, то это всегда означает, что товар будет отгружен в течение пяти рабочих дней на первой неделе апреля. В других странах также существуют специальные рабочие календари, в которых все недели пронумерованы. Супервайзеру по комплектации или другому сотруднику склада выдается комплектовочный лист (или маршрутная карта), по которому он отбирает продукцию со склада. В комплектовочном справочнике содержатся списки товаров, причем эти списки всегда располагаются в порядке возрастания (а не в алфавитном порядке) адреса хранения. Это значительно ускоряет процесс комплектации. При ручной комплектации небольшое количество товара укладывается на ручные тележки и отправляется в соответствующую зону комплектации. На больших складах комплектация обычно механизирована. Продукция рассыпается, укладывается на паллеты, забирается из зоны хранения штабелерами и передается в зону комплектации заказов. Технология отбора продукции на очень крупных складах не предусматривает использование отборочных листов. Наборщики используют компьютерные терминалы (ноутбуки). Данные передаются с помощью дискет или по радиоканалу. Этот метод часто используется в системах с большим количеством срочных (экстренных) заказов, так как по радио информация передается гораздо быстрее. Сервер определяет приоритеты заказов и может запросить выполнение срочного заказа, прерывая тем самым процесс выбора товара для текущего заказа. Использование мобильных устройств позволяет проводить инвентаризацию, не прерывая работы склада. После того как сбор продукции со склада завершен и у комплектовщика появилось свободное время, терминал выдает ему новое задание. Например, он может проверить наличие товара в определенной ячейке стеллажа в ближайшем проходе. С помощью таких терминалов можно также вести организованный учет работы каждого конкретного комплектовщика. Это означает, что вы можете сосредоточить внимание на производительности этой работы, ее качестве и использовании рабочего времени. После завершения отбора товаров и выявления возможных проблем (например, выявлена нехватка товара и необходимо внести изменения в товаросопроводительные документы) посылка отправляется на участок упаковки. Участники процесса миссии и их взаимодействие После подписания с заказчиком контракта на поставку продукции логистический провайдер должен выполнить ряд задач и организовать дальнейшую отгрузку этой продукции в определенной последовательности. На этом этапе логистический провайдер взаимодействует с поставщиком следующим образом Услуги по выполнению заказов. Разрабатываются правила обработки заказов клиентов, формы и сроки выполнения заказов. Всю эту информацию отдел продаж должен включить в договор на поставку продукции. Задача службы логистики - организовать передачу товара отделу продаж в день выполнения заказа без ошибок и задержек. Служба логистики обязана предоставить следующую информацию: а) сведения о переданной перевозчику упаковке; - б) физические параметры, необходимые для отправки уведомления об отправке клиенту (вес, объем, габариты, тип упаковки, таможенные пошлины и т.д.); - в) комплект сопроводительных документов, прилагаемых к товару для целей ценообразования. Покупатель. Бухгалтер согласовывает и уточняет с покупателем все инструкции по отгрузке, как до подписания контракта, так и после его подписания. Транспортники. Работа с перевозчиком в рамках логистических услуг предполагает, прежде всего, согласование того, где, когда и как будет осуществляться погрузка товара. Кроме того, с перевозчиком согласовывается порядок доставки груза по весу и количеству мест, состав комиссии, осуществляющей доставку и прием груза, форма документов, которые необходимо подписать при доставке и получении, порядок предъявления претензий и сопровождения груза. Услуги по хранению. Совместно со складской службой разрабатываются процессы комплектации и приемки товаров, контролируется внедрение и адаптация технологий комплектации. Услуги контроля. Совместно со службой контроля качества и количества отгружаемой продукции служба логистики разрабатывает инструкции по контролю, последовательности работ и документированию, а также определяет порядок действий в случае обнаружения несоответствий. Служба упаковки. Служба упаковки координирует со службой комплектации выбор производителей для бальзамирования и упаковки, а также организацию процедур упаковки при отгрузке. Задачи. Применительно к морским перевозкам задача состоит в организации сопровождения груза, для чего необходимо a) сохраняет временное место для размещения товара до погрузки - b) планирует технические средства и персонал для погрузки - c) при необходимости организует транспортировку собственными силами или договаривается с взаимодействующими перевозчиками - d) проверяет фактическое время погрузки и отгрузки товара. д) проверяет прохождение товара по всему маршруту доставки, начиная с известной точки маршрута, точки, в которой товар перегружается на другие виды транспорта. Услуги фрахтования. Совместно со службой грузоперевозок бухгалтер разрабатывает программу работы и ремонта оборудования, согласовывает технику, необходимую для перемещения прибывающих грузов под погрузку, определяет состав рабочего персонала, персонал, необходимый для погрузки грузов, готовых к К отправке и перемещению грузов. Рассмотрим подробнее, какие службы непосредственно участвуют в выполнении задания, какие специалисты задействованы в этом процессе и какие функции они выполняют. Логистические службы. Управляет логистическими процессами, внешней и внутренней операционной логистикой. Складские услуги. В эту службу входят комплектовщики, которые отвечают за сохранность товаров. Службы контроля. Сюда входят дистрибьюторы, инспекторы, лаборатории, службы тестирования, образцы и стандарты. Служба упаковки. Специалисты службы - это упаковщики, техники и грузчики. Службы документации. Сюда входят разработчики товаросопроводительной документации. Продвижение. Функции грузоотправителя - непосредственное взаимодействие с поставщиками, перевозчиками, грузополучателями, отделами и цехами. Фрахтовые услуги. Специалисты служб - диспетчеры, мастера, начальники смен, техники по грузоперевозкам, грузчики, стропальщики и такелажники. Выполняют соответствующие задачи. ПТО "Гараж". Сюда входят водители, машинисты и ремонтные мастерские. Эта служба отвечает за техническое обслуживание машин и своевременный ремонт. Доставка застрахована для следующих продуктов Грамотное управление: соответствующие приказы, распоряжения (включая подразделения, участвующие в выполнении задачи), инструкции, указания, директивы, распоряжения, исполнение, санкции и поощрения, Четкое планирование: продажи, оборот, все задачи, графики работы, услуги, планирование отпусков, Должностные инструкции и квалификационные требования к специалистам, участвующим в миссии. Структура и четкая последовательность бизнес-процессов, регламентирующих работу миссии. Оптимально необходимый набор помещений для обработки заказов: комплектации, упаковки и погрузки товаров, Оптимально необходимый набор технических средств: машины для комплектации, упаковки и погрузки заказов, оборудование и приборы для инспекции и контроля качества товаров, Условия контракта: тарифная и упаковочная маркировка, нормативное количество товара в упаковке, единица груза, выбор вида транспорта и перевозчика, информация об отправке и т.д, Техника обработки товаров и грузов, технические инструкции по процессам отбора, сбора, упаковки и погрузки различной продукции, методы контроля качества выполненных заказов. Форма документации, получаемой в результате отгрузки, Компьютерные программы и системы, IT-системы. С помощью компьютерных систем можно и нужно автоматизировать все бизнес-процессы предприятия на базе единой системы. В этом случае совершенно нет необходимости устанавливать отдельные, независимые друг от друга программы. Создание интегрированной и централизованно управляемой системы для предприятия. Это включает в себя управление продажами, выполнением заказов, складскими и грузовыми операциями, планирование и анализ финансовых результатов деятельности всех служб и подразделений предприятия. Интеграция географически разбросанных и фактически разрозненных подразделений предприятия в единую информационную структуру.