Сущность и классификация деловых писем, Виды деловых писем.

Сущность и классификация деловых писем. Исторические аспекты деловых писем. Это официальная переписка, используемая для решения ряда деловых вопросов, возникающих в административной и коммерческой деятельности фирм и предприятий. Рубрика Этика и эстетика Вид контрольной работы Язык Русский Дата добавления 13 мая 2010 Размер файла 21.8 K Посмотреть полный текст работы. Скачать задание можно здесь Полная информация о проекте Полный список аналогичных работ Представить свои выдающиеся работы в Базу знаний очень просто. Воспользуйтесь приведенной ниже формой. Вас поблагодарят студенты, аспиранты и молодые ученые, которые используют Базу знаний в своих исследованиях и работе. Содержание. История возникновения деловых писем Классификация деловых писем Виды деловых писем Правила оформления и составления деловых писем Распространенные ошибки в языке и стиле в деловом общении. Список использованной литературы Введение. С незапамятных времен люди переписывались с себе подобными. Глиняные таблички, берестяные грамоты, пергаментные письма. Это могло быть что угодно, но люди пытались выразить свои мысли и ожидания в письменной форме. Уже тогда существовали деловые письма, которые использовались для обмена информацией, внесения предложений и ведения переговоров. Когда мы начинаем писать официальные письма, мы не задумываемся о том, что эта практика уходит корнями в седую древность. На протяжении веков создавались и совершенствовались типы языка, виды, форматы формальной переписки, способы оформления и манипулирования. История многих видов письма насчитывает тысячи лет. Деловая переписка и сегодня остается важным средством коммуникации. Деловая переписка связана с внешними организациями, поскольку письма связывают организацию, пишущую письмо, с другими учреждениями. Деловое письмо - это общее название разнообразных по содержанию документов, оформленных в соответствии с ГОСТом и отправляемых по почте, факсу или другим способом. Пожалуй, это один из самых распространенных видов деловых документов. От того, насколько аккуратным, разборчивым и точным будет текст послания, во многом зависит его способность решать конкретную задачу и, как следствие, проблему в целом. бизнеса в целом. История возникновения деловых писем В начале XVIII века в России начал издаваться сборник образцов документов под названием "Буквенник". Предшественником "почерковеда" был "чиновник", который был известен на Западе уже в VII веке, а в России - с первой трети XVI века (в частности, "чиновник" Московского столичного ведомства). Описание требований к документу, классифицированное в определенном порядке. Ранние официальные сборники представляли собой исключительно полезные собрания, "азбуки" для писцов. Они содержали образцы построения документов по определенной схеме, набор стандартных слов, фраз и выражений, которые являлись неотъемлемой частью буквенного этикета и отражали официальные отношения. Другой разновидностью ранних писцов были "титулярники", содержавшие сведения о том, как писать полные императорские титулы. Ранние писцы не регламентировали сферу частных отношений и частной переписки. Бумага с искусственной печатью и изображением государственного герба обычно использовалась для составления актов, сделок и отчетов. Некоторые документы разрешалось писать на обычной бумаге нормального формата. Требования к шрифтам были очень высоки: они должны были быть четкими, чистыми и красивыми. Редакторы бланков советовали тщательно подбирать цвета бумаги, например синий, оранжевый или яркие цвета, чтобы не быть обвиненными в отсутствии хорошего вкуса. Письма отправлялись в конвертах, которые запечатывались либо облатками, либо сургучом. Первыми запечатывались только записки, реже - письма, все остальное запечатывалось сургучом. Облака были разноцветными, а сургуч - преимущественно красным. Те, кто был в трауре, запечатывали письма только черным сургучом. В советское время жанр "письмо" был осмеян как "пережиток буржуазного прошлого". Частная переписка подвергалась тщательному контролю со стороны почтовой цензуры, умение писать письма было утрачено, а значение деловой переписки могло преуменьшаться. В отсутствие конкуренции и свободного предпринимательства красноречие и умение убеждать других в необходимости сотрудничества не требовались, и мало кто обращал внимание на этикет писем. Классификация деловых писем Деловые письма представляют собой официальную переписку и используются для решения множества деловых вопросов, возникающих в административной и коммерческой деятельности. Деловые письма - это всегда официальные сообщения. Информация, содержащаяся в деловом письме, по сути, является протокольной. Именно поэтому письма регистрируются; факт устного общения не исключает необходимости почтовой пересылки. Существуют различные виды классификаций деловых писем, основанные на различных классификационных признаках. По функциональным признакам письма можно разделить на две группы - Письма, требующие ответного письма (например, запросы, заявления, обращения, предложения). Ответные письма обязательно должны содержать индекс письма, вызвавшего переписку. - Письма, не требующие ответа (например, письма-предупреждения, письма-требования, письма-приглашения). В зависимости от структурных особенностей деловые письма можно разделить на регламентированные (стандартизированные) и нерегламентированные. Регламентированные письма решают формальные вопросы обычных финансово-правовых ситуаций и реализуются в виде стандартизированной редакционной структуры. Нерегламентированные деловые письма представляют собой авторские тексты, реализованные в виде формальных логических повествований или формальных текстов. Традиционное различие между деловой и коммерческой корреспонденцией основано на тематике. Деловой считается корреспонденция, оформляющая любую хозяйственную деятельность - экономическую, юридическую, финансовую и т.д., а коммерческой - корреспонденция, связанная с логистикой и продажами. В зависимости от адресата деловые письма делятся на обычные и циркулярные. Циркулярные письма рассылаются из одного источника по многим адресам. По композиционным признакам деловые письма делятся на односторонние и многосторонние. Односторонние письма касаются одного вопроса или проблемы, а многосторонние - гораздо большего. Многостороннее письмо - это письмо, включающее в себя как один, так и несколько аспектов, например, просьбу, сообщение или предложение. Виды деловых писем Виды некоммерческих деловых писем Письмо-запрос. Письмо-просьба содержит некую просьбу и подчеркивает заинтересованность организации в ее выполнении. Просьбы могут быть выражены от первого лица единственного числа, от первого лица множественного числа, от третьего лица единственного числа или от третьего лица множественного числа. Сопроводительное письмо. Сопроводительное письмо составляется при отправке документа или предмета адресату. Этот вид письма оправдан, если в нем содержатся дополнительные пояснения по поводу сопроводительных документов. Письмо-уведомление. Этот тип профессионального письма предоставляет информацию, которая не требует ответа или подтверждения со стороны той части, которой направляется письмо. Письмо-подтверждение. Содержит сообщение о том, что конкретный предмет получен или что ранее составленный документ все еще действителен. Оно также может подтверждать события и действия. Письма-напоминания. Отправляются в случае, если телефонный звонок или личная встреча остались без ответа. Состоит из двух элементов. Напоминание о действиях, которые необходимо предпринять, - мера, предпринимаемая в случае неопределенности ранее заключенного договора или соглашения. Приглашения. Пишется, когда одна организация хочет пригласить другую организацию на какое-либо торжество или мероприятие. В этом профессиональном письме указывается время, место и дата проведения мероприятия. Благодарственное письмо. В этом письме выражается благодарность за выполнение какого-либо мероприятия. Гарантийное письмо. Пишется для подтверждения конкретного обязательства и адресуется организации или частному лицу. Виды коммерческих деловых писем. Вопросы и ответы на нее. Эти виды коммерческой корреспонденции пишутся в двух направлениях реализации корреспонденции. Заявка - это просьба лица, желающего совершить сделку. В заявке обязательно определяется наименование товара (услуги), условия, на которых товар должен быть получен, сроки оплаты, количество и качество. Ответить на запрос можно, сделав на него оферту. В письме такого типа обычно указывается, на каких условиях должен быть произведен обмен товаром (услугой). В ответе указывается согласие или несогласие с предложенными условиями. Претензионные письма (жалобы), а также ответы на них. Претензии включают в себя требования в случае нарушения обязательств по контракту, а также претензии в связи с убытками Они могут быть предъявлены в отношении качества, количества товара, сроков поставки и т.д. 1) основания для рассмотрения претензии, 2) доказательства причиненного ущерба; и 3) конкретное требование стороны, содействующей рассмотрению претензии. Претензия подается в письменном виде и сопровождается всей необходимой документацией. Если вопрос не может быть решен сторонами, он передается в арбитраж. В ответе на требование сообщается Email. Электронная почта - это особый вид общения, который может принимать форму диалога или видеоконференции. Причем особенности электронной почты несут в себе как большие возможности, так и большие трудности. С одной стороны, электронные сообщения мало чем отличаются от своего привычного предшественника - бумажного письма. Электронное письмо содержит адрес получателя и адрес отправителя, в системном сообщении хранятся дата и время отправки и получения сообщения, тело письма и подпись отправителя, строка "subject" или тема сообщения, возможна отправка копии, а вложения выполняют функцию командного вложения. Правила оформления и составления деловых писем Как правило, деловое письмо состоит из нескольких стандартных компонентов 1. заголовочная часть. В этой части письма с левой стороны проставляется угловой штамп организации, который содержит название организации, почтовый индекс и другие реквизиты, а также регистрационный номер и дату регистрации письма. Отправляемый документ. Если деловое письмо является ответным, то в нем также указывается, на какой документ оно отвечает. В правой части заголовка указываются реквизиты получателя. Ниже углового штампа располагается заголовок основной части документа. Лингвистическая структура заголовка имеет следующий вид. - Предлог about + существительное в препозитивном падеже: 'о поставке автомобилей' - + существительное about: 'о вопросе, заданном существительным'. Предлог about + существительное в препозитивном падеже: 'о проблеме поставок запасных частей', - Относительное + существительное. Общий падеж: 'о бланке заказа' и т.д. 2. собственно текст письма. Основными особенностями текста письма являются. * Как правило, текст официального письма должен относиться к одной или нескольким темам, если они взаимосвязаны и рассматриваются в рамках структурных подразделений организации получателя. *Как правило, текст письма должен состоять из двух частей. В первой части излагается причина, обоснование или оправдание написания письма и даются ссылки на основной документ, на основании которого оно написано. Вторая часть, начинающаяся с абзаца, содержит выводы, предложения, просьбы, решения и т.д. * Письма печатаются на стандартных листах формата А4 или А5 или на фирменном бланке. Если письмо состоит более чем из одной страницы, то вторая и последующие страницы нумеруются арабскими цифрами по центру верхнего поля листа. *Если письмо оформлено на фирменном бланке, то текст пишется в первом лице единственного числа: "прошу", "высылаю". В противном случае текст письма пишется в третьем лице единственного числа: "Я прошу", "Я посылаю". *Если в тексте письма есть приложение, то оно должно быть написано в основном тексте. Например, Приложение: страница 10 в 1 экземпляре. Если приложений много, то необходимо указать количество экземпляров и листов, а также привести сокращенное название каждого документа в приложении. 3. поле для подписи. Эта область должна быть оформлена обычным образом. В ней должны быть указаны должность и фамилия лица, подписавшего документ. Если исполнителем документа является другое лицо, то фамилия исполнителя и номер его телефона (или другие данные по необходимости) указываются в нижней части левого поля для подписи. Распространенные ошибки в языке и стиле в деловом общении. К сожалению, в деловых письмах часто допускается ряд ошибок. Последние можно разделить на следующие типы: структурные, синтаксические, морфологические, лексические, стилистические и технические. Структурные ошибки. Причиной структурных ошибок является неправильная структура профессионального письма и непропорциональное расположение его частей. Важно, чтобы каждый аспект содержания занимал определенное место в логической структуре профессионального письма и не совпадал с другими аспектами. Несоблюдение этого условия приводит к длинному импорту и сложным мотивационным системам. Синтаксические ошибки. 1) Ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предложении. 2) Нарушения особенностей использования тактовых оборотов. Деепричастный оборот служит средством переноса энергии, возникающей одновременно или в сочетании с другой энергией. В ситуациях, выраженных словосочетаниями, ошибки использования вторичного оборота нетрудно исправить, заменив предложение на предложение во вторичном обороте. (3) Ошибки, возникающие из-за незнания структуры сложных предложений. Нередко авторы профессиональных писем беспричинно усложняют тексты. Особенности профессиональных писем требуют большого внимания к деталям высказывания, но они есть не всегда, и не все детали уместны в тексте. Поэтому неоправданно сложные редакционные структуры необходимо упрощать. Это можно сделать путем прямого сокращения текста и его редактирования, например, разбив сложный текст на отдельные простые фразы. Морфологические ошибки. 1) Ошибки в употреблении полных и кратких форм прилагательных. В официальной профессиональной речи следует учитывать, что более распространены краткие формы прилагательных. Полные имена прилагательные в таких текстах признаются неуместными, разговорными и даже простонародными. Лексические ошибки. 1) Неправильное употребление слов и терминов. 2) Неуместное или неправильное использование иностранных слов. Заимствование иностранных слов является естественным способом обогащения языка. Часто иностранные слова вводятся в деловой язык для обозначения понятий, для которых уже существует соответствующий русский язык. Однако не имеет смысла использовать иностранное слово, если для данного понятия существует русское слово. Использование иностранной лексики должно зависеть от трех ситуаций: необходимости использования слова, его уместности и точности. 3) Тавтология. Семантический повтор возникает, когда в предложении встречаются похожие слова. Тавтологические повторы придают предложениям непроверенный характер. Кроме того, они привлекают внимание к себе и тем самым усложняют ее восприятие. 4) Ошибочное использование синонимов. Ошибки в употреблении синонимов встречаются часто, так как многозначное слово может быть синонимом другого слова только в одном значении. Стилистические интервенции. 5) Искусственное удлинение речи. Специалисты советуют: то, что нельзя сказать устно, не следует излагать письменно. Однако в современных официальных документах можно найти немало примеров искусственного удлинения устной речи. В деловом письме недопустимы очень длинные обороты. Технические вмешательства. К таким вмешательствам относятся ошибки, описки и механические повреждения целостности текста (например, разрыв, наклеивание на конверт). Основной причиной появления технических помех является небрежность при написании деловых писем. Заключение. Написание деловых писем, регламентированных или нет, - это всегда акт речевого творчества. Это работа, требующая достаточно высокого уровня владения языком. Научиться грамотно и убедительно писать деловое письмо невозможно без практики и обучения этому непростому ремеслу, без знания тонкостей официально-деловой и публицистической речи. В настоящее время появляется все больше различных видов деловой переписки и поводов для написания и отправки деловых писем. Языковые модели деловой переписки сосуществуют с элементами экспрессии и разговорного диалога. Все это требует от менеджеров сегодня еще большей речевой подготовки, чем, например, десять лет назад, когда нормой были стандартизированные, типовые тексты. Умение самостоятельно мыслить, четко формулировать свои мысли и грамотно вести письменный диалог все больше ценится в деловом мире. Являясь одним из самых богатых и выразительных языков мира, русская письменность накопила ценный опыт в области письменного делового общения, представленный традицией унифицированных и стандартизированных языковых форм и использованием этикетных средств. Сегодня важно не растерять эти сокровища и не копировать западные образцы, а уважать наших предков, веками оттачивавших форму и стиль делового письма, и плодотворно развивать отечественные традиции делового общения. Нынешние и будущие поколения предпринимателей России. Список использованной литературы 1) Веселов, П. В. Современное деловое письмо в промышленности / П. В. Веселов. 2) Веселов. - М.: Изд-во стандартов, 1990. 3) Загорская, А. П.: Письмовник для делового общения / А. П. 4) Загорская, П. Ф.: Петроченко, Н. П. Петроченко. - М.: Моск. Рабочий, 1992. 5) Рахманин, Л. В. Стили деловых бесед и оформления официальных документов / Л. В. Рахманин. - М.: Высш. шк. Шейх, 1982. 6) Тейлор, К. Основные принципы делопроизводства в современном бизнесе: прил. с англ. яз. / 7) К. Тейлор.- М.: Сол Систем - Финансы и статистика, 1997. 8) Теппер, Р. Как овладеть искусством делового письма: 250 заметок в помощь менеджерам / Р. Теппер. - М.: Аудит: ЮНИТИ, 1994. Похожие документы Деловая переписка. Важная деловая переписка как деловой этикет. Общие требования к деловой переписке. Правила оформления международной корреспонденции. Существенные особенности деловых писем. Типичные виды деловых писем. Внутренние коммуникации и поздравительные письма. Манеры в деловой переписке. Значение и формы делового этикета. Особенности делового общения. Принципы использования средств этикета. Формы возражения в деловой переписке. Разговорная речь и значение стандартного языка. Структура делового письма и нормы языка. Азбука делового этикета. Теоретический анализ этики делового общения. Элементы азбуки делового этикета Характеристика: сувениров, праздников, восточной кухни. Правила деловой переписки. Стандартные фразы и выражения в деловых письмах. Письма - предложения о совместном сотрудничестве. Деловая переписка. Основные этапы подготовки делового письма. Особенности делового стиля - использование универсального языка. Основные требования к тексту письма, состав требований. Виды и особенности деловой переписки. Этикет в выражении просьб, отказов и претензий. Этика деловых отношений. Психология межличностного общения. Имидж делового человека. Природа этики деловых отношений. Принципы этики деловых отношений. Этические проблемы делового общения и коммуникативной культуры. Расстановка приоритетов в вопросах, возникающих в деловом мире. Составление и оформление международных писем. История этикета деловой переписки. Использование международных деловых писем в деловом общении. Правила регистрации и оформления деловой корреспонденции. Формализация международных писем в России и Германии. Этика делового общения и ее роль в управленческой деятельности. Сущность и принципы делового общения - общения между деловыми партнерами и руководителями и их подчиненными в процессе профессиональной деятельности. Этика как гарантия эффективности управленческой деятельности.Готовность руководителей и подчиненных в ОАО "ВТБ24". ПОДРОБНЕЕ Название. Алфавитный порядок Вернуться к началу Вернуться к началу текста Назад к похожим проектам