Сопроводительное письмо для документов. Бланки и образцы 2023 сопроводительных писем для компаний на предложения о сотрудничестве.

Сопроводительные письма к документам В деловой переписке компании и предприятия часто используют сопроводительные письма к документам. Они прилагаются к пакетам документов, направляемых в государственные органы или партнерам. О том, как функционирует этот документ и как правильно его написать, рассказывается в публикации. Бланки и образцы Онлайн-просмотр Бесплатное скачивание Безопасность. Какие документы прилагаются к сопроводительному письму и каково его назначение В процессе своей деятельности организации вступают в контакт со многими партнерами и агентствами. Как правило, отправляются следующие виды писем Акты согласования расчетов по налогам, сборам и штрафам. Федеральная налоговая служба, ПФР, ФСС, В заявлениях в ФНС, ФСС, В договорах, подписанных контрагентами, В коммерческих предложениях, Отчеты клиентам, исполнительные документы, различные услуги и т.д. Поэтому важные документы могут сопровождаться письмами. При подготовке такого письма соответствующий представитель компании должен присвоить ему номер исходящей корреспонденции в соответствии с Правилами делопроизводства и зарегистрировать его в журнале исходящей корреспонденции. Получателю присваивается номер входящей корреспонденции. Благодаря нумерации можно отследить судьбу каждого письма. Это одна из ключевых особенностей данного сообщения. Кроме того, сопроводительное письмо должно содержать список прилагаемых документов. Таким образом, всегда можно быть уверенным, что весь пакет документов отправлен и получатель несет ответственность за его утрату. В некоторых случаях в тексте письма также могут быть указаны сроки ответа и возврата документа, например, в случае с подписями. Кто составляет и подписывает сопроводительное письмо? Такие документы готовит секретарь или секретарь-референт. Если такого специалиста в компании нет, то эти задачи выполняет сотрудник, ответственный за отправку документа. Это бухгалтер, если документ направляется в Федеральную налоговую службу или ПФР, или менеджер по продажам, если получателем является потенциальный торговый партнер. При подписании писем необходимо помнить об этике делового общения. Если письмо адресовано ответственному сотруднику организации, то оно должно быть подписано ответственным сотрудником организации, как и письмо, адресованное коллегой равнозначному лицу. В конце письма при исполнении своих обязанностей или в целях коммуникации следует указать контактные данные сотрудника, к которому адресат должен обратиться за консультацией или по другим вопросам. Например, могут быть указаны контактные данные бухгалтеров, директоров, консультантов и т.д. Структура документа Структура письма является стандартной. Документ должен иметь заголовок и тело. Заголовок должен идентифицировать получателя. Адрес и имя получателя, Название компании или организации, Адрес компании или организации. Далее следует номер отправляемого письма и дата передачи. Далее следует название документа: "Сопроводительное письмо". Затем начинается основная часть письма. В ней должны быть указаны возражения, причины отправки документа, условия возврата и т.д. Далее перечисляются отправляемые документы, ставится подпись отправителя и заполняются контактные данные. Основная часть сопроводительного письма. Если письмо отправляется партнеру, то оно может начинаться с обращения. Например, "Уважаемый Сергей Сергеевич! и т.д. Если письмо адресовано в государственное учреждение или вышестоящий орган, то адрес не используется. Текст должен начинаться с фразы "представляю", "информирую" или "направляю". Затем кратко указать, какие документы прилагаются к письму: например, "Представляю Вам уточненную декларацию по НДС", "Направляю Вам акт приемки выполненных работ по договору строительного подряда". Следует также указать цель письма, например, "Для Вашего согласия", "Для Вашей подписи" и т.д. Затем следует проинформировать получателя о сроках предоставления справки и о том, что необходимо сделать. Это должно выглядеть следующим образом. 'У вас есть 10 рабочих дней, чтобы подписать и вернуть документ'. ,, 'Пожалуйста, обновите информацию в установленном порядке'. 'Пожалуйста, согласуйте и верните документ с вашими замечаниями'. В соответствии с правилами делового этикета принято отвечать в течение 30 рабочих дней. Если срок не указан в договоре, не стоит писать об этом, тем более в такой окончательной форме, как "ответить как можно скорее". Это неприемлемо и с точки зрения вежливости. Если к Вам обращается организация с таким же статусом, Вы можете ускорить срок. Для этого необходимо четко указать причину, например, "Мы просим Вас подписать акт в течение 10 дней, чтобы мы могли отправить его в трудовую инспекцию до 14 марта". Перечень приложений должен быть указан следующим образом Название документа должно быть написано полностью, Отметьте количество копий документа. Отметить, сколько листов содержит каждый документ. Каждый пункт должен быть пронумерован, а после перечисления следует отметить общее количество документов и общее количество листов. Важные нюансы. Сопроводительные письма пишутся на официальном бланке компании. Оно должно содержать название, реквизиты, официальный адрес и контактные данные организации-отправителя. Письмо должно быть написано в свободной форме, но при этом следует придерживаться стандартных формулировок и избегать двусмысленности. Следует использовать формальный деловой стиль общения и отказаться от разговорной лексики и выражений. Не допускаются также орфографические и другие ошибки. Документы могут быть направлены по почте, лично или с курьером вместе с сопроводительным письмом. Документы также могут быть отправлены вышеуказанными службами или по электронной почте, если вы используете систему электронного документооборота на основании договора. Если серия документов передается лично, то необходимо два экземпляра сопроводительного письма. Должностное лицо, принимающее документы, должно отметить на документе, что он получен. Это служит подтверждением того, что комплект документов доставлен. Сопроводительные письма не должны быть заверены печатью. Исключение составляют случаи, когда получатель может попросить об этом. Образец. Общество с ограниченной ответственностью "Запад" Официальный адрес: 610000, г. Киров, ул. Пушкинская, д. 97, телефон 89000000000 ИНН 5612233446, КПП 123456789, ОГРН 1122334455667 ООО "Сервер" Генеральный директор Алексеев Петр Петрович 610000, г. Киров, ул. Партизанская, 5А Телефон 89012345678 Вне дома. № 112 12 декабря 2019 г. Уважаемый Петр Петрович! Представляем Вам документы по договору поставки оборудования № 2.341 от 12 марта 2019 года в двух экземплярах. Просим Вас ознакомиться с настоящим письмом, подписать его и вернуть один экземпляр по вышеуказанному адресу в течение 10 рабочих дней с даты получения настоящего письма. Акт приемки оборудования № 41 от 12 ноября 2019 г. на 2 л. в 2-х экземплярах. Счет-фактура № 53 от 12 ноября 2019 г., один экземпляр на одном литре. Отчет о выполнении услуг № 23 от 12 ноября 2019 г., 1 экземпляр на 6 л. Итого: 4 экземпляра в 9 литрах. Санников Тимур Тимулович, генеральный директор ООО "Запад".