Как вести деловую переписку.
Ведение предприятия невозможно без деловой переписки. Более того, в большинстве случаев она заменяет встречи и тем самым экономит время предпринимателей. Чтобы деловая переписка была эффективной, важно соблюдать этикет - письма не должны ранить.
Поймите, как это сделать.
Общие правила оформления и ГОСТ
Все профессиональные письма делятся на презентационные (или ознакомительные), письма-заказы, письма-напоминания, письма-претензии, письма-гарантии (обязательства) и случайные письма. Случайные письма являются наиболее распространенными, так как отправляются с различными вложениями - от резюме до презентаций или прайс-листов.
В 2016 году был утвержден специальный ГОСТ на оформление профессиональных писем. Это система информационных, библиотечных и издательских стандартов.
Общие правила включают следующие требования к деловому письму
Лаконичность.
Никаких длинных экскурсов в историю с лирическими легкими рогами. Оптимальный вариант - письма, умещающиеся не более чем на двух листах бумаги или экране.
Письма - вопросы.
В профессиональных письмах не принято смешивать вопросы. Если это просьба о поставке какого-либо канцелярского товара, то не следует писать "заодно" и об услугах, предлагаемых компанией. Вот две темы профессиональных писем
Восхитительный тон.
В профессиональной переписке недопустима интимность, даже если отправитель близок к получателю. В профессиональных письмах нет места "Сергею", "другу" или "брату". Обращаться можно как по имени, так и по фамилии.
письма.
Даже электронные письма, даже отправленные из организаций, должны быть оформлены на фирменном бланке с использованием логотипа и реквизитов отправителя.
Пишите на языке получателя.
В международной переписке письма пишутся либо на языке получателя, либо на английском языке как признанном языке международного общения.
Комментарии