Официально-деловая конференция, Официально-деловая конференция, Официально-деловая конференция.

Официальные деловые встречи. Основная суть деловой беседы заключается в том, чтобы вызвать конструктивную дискуссию между двумя или более людьми. Чтобы добиться положительного результата, участникам встречи необходимо правильно подготовиться к обсуждению. Собрать как можно больше информации о клиенте (привычки, достижения, последние успехи и т.д.) и поставить перед ним конкретные цели, к которым он должен стремиться. а также определить стиль одежды и поведения. Сбор информации Чтобы лучше узнать своих клиентов, необходимо провести небольшое исследование. Оно заключается в сборе всевозможной информации о данном человеке или группе людей из различных источников, рассмотренных в этой статье Веб-сайты клиентов. Наиболее ценным и основным источником информации для людей является их собственный сайт. Обычно люди стараются разместить на этих источниках как можно больше информации о себе и своей компании. Прежде всего, следует тщательно изучить титульную страницу сайта. Ведь на первый взгляд она содержит лишь общую информацию. На этой странице можно узнать о роли компании или предприятия на рынке, условиях ее существования, отраслях, в которых предлагаются ее услуги или продукция, а также о географии деятельности компании. Большой интерес представляет раздел "Новости". Некоторые люди размещают на этой странице мировые новости, так что хоть что-то заполняет пробелы. По сути, здесь должна публиковаться информация, имеющая отношение к выживанию организации. Несколько слов о будущей стратегической политике, информация о новых партнерах, отчеты об успешном участии в различных выставках и, конечно, события, произошедшие за последнее время. Используя такие разделы сайта, как "Партнеры", можно получить список клиентов, работающих с данной компанией. Если Вы найдете хотя бы две такие компании, готовые сотрудничать с Вами, то это в значительной степени поможет оказать давление на Ваших клиентов во время переговоров. Поэтому нет ничего плохого в том, чтобы получить от них рекомендации или благодарственные письма. на сайтах может содержаться информация о сотрудниках. Это дает Вам возможность узнать информацию о руководстве компании и изучить сферы профессиональной деятельности. Вы можете найти общие интересы и контакты для обсуждения во время встреч, например, болеют одним видом спорта, имеют детей или учатся в одном учебном заведении. Социальные сети. Сегодня они предоставляют нам множество новых возможностей, которые вы (профессиональный продавец) не должны игнорировать. Например, многие люди заводят собственные Разместив ссылку на блог компании на своем сайте, вы получаете доступ к новой информации. Менеджеры компании также могут иметь свой собственный блог. Если вы можете получить доступ к Twitter-лентам людей, с которыми собираетесь встретиться, обязательно узнайте о них все, что можно. Если вы нашли нужного вам человека в различных социальных сетях ("Профессионалы.ру", "Facebook", "Одноклассники", "В контакте" и т.д.), обязательно ознакомьтесь с деятельностью групп и сообществ, в которых состоит этот человек. Его друзья, а также представители СМИ. Средства массовой информации располагают большим количеством информации и данных, которые можно использовать в своих целях. Если компания заботится о своем имидже, она всегда своевременно реагирует на нападки и обвинения со стороны конкурентов и поэтому тесно сотрудничает со СМИ (публикуя интервью и сюжеты на радио и телевидении, статьи в газетах и журналах). Это означает, что руководство компании придает большое значение общественному мнению. Этот факт также следует использовать при подготовке к деловым встречам. Обратите внимание на рекламные материалы. Кроме того, внимательно изучите рекламные средства, используемые компанией, чтобы узнать о целях, которые преследует руководство, и об их благополучии. Не забывайте использовать все эти возможности для подготовки, даже если речь идет о человеке, с которым вам предстоит серьезная встреча. При личной встрече можно воспользоваться информацией о стимулирующих компаниях и проводимых акциях. Все это поможет сформировать положительное мнение о Вас как о человеке, хорошо знающем бизнес клиента, в отличие от многих других менеджеров, которые пытаются как можно быстрее "выжать" из Вас продукт. На фоне таких людей вы воспринимаетесь как грамотный специалист и способствуете формированию личной симпатии и доверия между руководителем компании и вами. Поисковые системы. Помните, что с помощью "поисковой системы" можно найти много полезной информации о руководителе компании и бизнеса в целом. Достаточно ввести в строку ввода название компании или предприятия и, перелистывая страницу за страницей, убедиться, что Вы нашли важную информацию, о которой не знали (например, оборот компании, предстоящие судебные дела и т.д. ). Имидж. Этот деловой стиль является общепринятым в деловой среде. На важные встречи недопустимо надевать шляпы, шорты, открытую обувь, короткие юбки, джинсы или кроссовки. Однако, как известно, из каждого правила есть исключения. Например, если переговоры проходят успешно (хорошие перспективы) и достигнуты положительные результаты (относительно быстрая выгода), то следует одеться немного хуже, чем ваш собеседник. Деловой стиль - это эталон, но он не должен быть слишком восторженным. Помните, например, что дорогая одежда на встречу с незнакомым человеком производит впечатление плохого вкуса (чего и следовало ожидать) и намерения как можно быстрее вытянуть из клиента деньги. Это негативно сказывается на открытом и конструктивном общении. Действительно, известны случаи, когда люди приходили на важные встречи с руководителями крупных компаний в пуловерах с растянутыми рукавами, шортах и джинсах. Представьте себе на минуту. Предположим, вы надели дорогой костюм на встречу с директором крупной, успешной компании. Кем бы вы были в его глазах? Скорее всего, как "опытная" утка! На таких встречах практически нет возможности построить конструктивную и продуктивную дискуссию. Предварительные этапы подготовки к деловой встрече помогут вам узнать, как вы должны выглядеть при встрече с конкретным клиентом. Только собрав и проанализировав всю информацию о клиенте и его компании, можно сделать правильный выбор. Например, если вы пришли к выводу, что потенциальный клиент - очень серьезный человек, любит автомобили элитного класса, активно участвует в благотворительных организациях, является членом общественных органов и политических партий, посещает различные конференции и семинары, занимает должности. Работает директором-консультантом уже 10 лет - лучше всего надеть классический деловой костюм (чистые туфли, пиджак, темные брюки, светлая рубашка). Для девушек очень уместно черное платье без ярких аксессуаров. Не стоит перегружать внешний вид ненужными "финтифлюшками". Все должно быть "в меру". Если у вас деловая встреча с руководителем компании, которая занимается развитием и поставляет широкий ассортимент одежды для молодежи, и вы знаете, что клиент предпочитает непринужденный стиль одежды и относительно молод, то одежда в стиле casual будет уместна. Еще один повод добавить в разговор - подчеркнуть свое позитивное отношение к направлению развития его бизнеса. Если из своих источников вы узнали, что вам предстоит встреча с творческим и неординарным человеком (узнайте это, изучив подробности его личной жизни и различные фотографии), постарайтесь одеться интересно. Например, стильные аксессуары, несочетаемые цвета, яркий галстук - все это поможет представить Вас как нестандартного человека, который кажется союзником тому, с кем Вы собираетесь встретиться. Как известно, классический стиль предусматривает темный низ и светлый верх (обычно белый). Придерживайтесь этого правила при посещении важных деловых встреч. Кроме того, при выборе цвета и фасона учитывайте, с кем вы встречаетесь. Это очень простое правило поможет вам всегда выглядеть оригинально и эффектно. В то же время не стоит забывать о голове. Поэтому девушкам с длинными волосами следует красиво уложить их в какую-либо прическу. Произведите положительное впечатление за пять минут. Присутствуя на деловой встрече, помните, что у вас есть всего несколько секунд, чтобы произвести хорошее впечатление. Если времени не хватает, то обычно его можно компенсировать еще пятью минутами. Представьте себе ситуацию. Раздается стук в дверь, человек протягивает большую сумку: "Внимание!" и входит с восклицанием "Внимание!". Он пытается привлечь ваше (и других сотрудников) внимание к книге в своей руке. Что вы подумали об этом человеке в тот момент? Хотели бы вы, чтобы ваши клиенты испытывали к вам такие же чувства? Сложно! Поэтому необходимо заранее продумать все свои действия - как вы пройдете в дверь, что скажете коллегам и т.д. Поскольку в данной статье речь идет о деловых переговорах, мы предлагаем следующие варианты Открывая дверь, поприветствуйте клиента по имени (или фамилии), подтвердив, что это именно тот человек, с которым вы собирались встретиться. Далее представьтесь, назвав свое имя, должность в компании и то, что вы собираетесь обсудить, и сообщите клиенту, что вы планируете встретиться с ним в это время. В это время старайтесь поддерживать зрительный контакт с собеседником. Если вы обнаружите, что клиент занят бумажной работой, уточните, готовы ли вы к разговору сейчас или вам нужно немного времени, чтобы закончить текущие дела. Если клиент готов к общению, можно начинать. Как следует строить беседу? Начните с изложения правил встречи, чтобы собеседник понял, что имеет дело с деловым и серьезным человеком. Например. "Основная цель нашей с Вами встречи - определить Ваши текущие бизнес-цели и выяснить, как мы можем помочь Вам в их достижении". Я рекомендую разбить беседу на два этапа. На первом этапе я бы обсудил следующее:". На втором этапе задайте ряд вопросов, чтобы понять ключевые приоритеты вашей компании. Мы обсудим, какие из них мы можем решить". Переговоры такого типа будут длиться столько, сколько это будет продуктивно. Насколько это возможно. Вы согласны со мной?". После того как собеседник согласится, можно начинать переговоры. Если клиенту не нравится ваш проект, спросите, какие альтернативы вы можете предложить. Чтобы правильно определить потребности делового клиента, хороший переговорщик должен овладеть техникой составления соответствующих вопросов. Этот список можно заранее распечатать на бумаге и записать ответы клиента, либо "сохранить" все вопросы в памяти и записать их. Обратите внимание, что порядок вопросов должен быть тщательно продуман, поскольку обсуждение должно развиваться логически. Для составления списка вопросов можно использовать следующий шаблон Как давно ваша компания работает на рынке? Кто является вашей целевой группой клиентов? На какие рынки вы ориентируетесь (региональные, сельские, городские)? Каковы преимущества привлечения клиентов в вашу компанию по сравнению с конкурентами? Чем Ваша компания отличается от конкурентов? С какими поставщиками услуг Вы работаете в настоящее время? Почему Вы выбрали именно этого провайдера? По шкале от 1 до 10, как бы Вы оценили работу поставщика? Какую оценку Вы бы им поставили? Какие именно аспекты работы вашего нынешнего поставщика вам не нравятся? Какие преимущества нашей компании Вы видите для долгосрочного сотрудничества с Вами? Правильное представление нашей продукции Вначале клиенты говорили сами и только задавали вопросы. Теперь говорить должны вы. Вы можете либо задавать много вопросов, чтобы прояснить интересующие моменты и развеять сомнения, либо выстраивать дальнейшее общение, заставляя клиента молчать, чтобы все было понятно и он согласился с тем, что вы говорите. Успешное проведение этапа презентации услуг вашей компании зависит от того, как вы сумеете перевести всю информацию, которой поделился клиент, в свою пользу и подчеркнуть качество услуг вашей компании. Например, если собеседник жалуется на качество работы текущего поставщика услуг (заказы часто задерживаются, в результате чего работа компании клиента "ставится под угрозу"), следует совместно с партнером обратить на это внимание. Подобные ситуации не возникают потому, что сервисная служба работает без сбоев и находится под постоянным контролем аудиторской службы, которой (предположительно) нет у текущего поставщика услуг. Кроме того, если бы это было так, то подобных задержек в поставках не возникало бы. Кроме того, следует отметить, что в договоре компании прописано, что в случае срыва сроков поставки поставщик выплачивает штраф или предлагает бонус в качестве компенсации. Другими словами, это дает юридическую гарантию клиенту, что все условия договора будут соблюдены, тем самым защищая его от риска. Заключение. Успешные деловые переговоры с потенциальными клиентами включают в себя несколько этапов. Подготовительный этап предполагает сбор и анализ всевозможной информации о человеке (с которым предстоит встреча) и компании, которую он представляет. Это может быть информация из СМИ, рекламных источников, поисковых систем. Также может помочь доступ к сайтам компаний. Одевайтесь классически, но если у вас есть достоверная информация о личности клиента, с которым вы проводите собеседование, то ваши манеры и стиль поведения могут быть похожи на его. Чтобы произвести благоприятное впечатление за пять минут, представьте повестку дня встречи и задайте как можно больше ситуативных вопросов на этапе сбора информации. Последний этап - презентация, в ходе которой вы подготавливаете тот факт, что собеседник получит большую выгоду от сотрудничества с вашей компанией. 1. подготовка. Эффективная встреча на 70-80% состоит из подготовки. При составлении списка гостей следует учитывать цель встречи. Никогда не приглашайте людей с мыслью "на всякий случай". На конференции должны присутствовать только те, кто действительно может внести в нее свой вклад. Часто организаторы приглашают на встречу половину своей команды, потому что не знают, кто именно им понадобится из других отделов (скажем, они начинают проект и хотят обсудить его с потенциальными участниками на ранней стадии). В итоге эта половина не приходит на встречу. Если Вы, как организатор, не знаете, кто именно будет присутствовать на встрече, Вы приглашаете на нее руководителя отдела. Руководитель отдела может либо разослать приглашения нужным людям, либо назначить подходящего человека, который сам придет на встречу. Должностные лица. Как известно, совещания могут принимать различные формы. Это могут быть как мозговые штурмы, так и презентации. Приглашение на совещание всегда должно иметь формат, позволяющий участникам понять, что им необходимо подготовить. Например, можно сказать: "Коллеги, давайте проведем мозговой штурм на ту или иную тему". В приглашении должно быть указано, что будет обсуждаться. Приглашение на встречу, в котором указана только одна тема, никуда не годится. Необходим либо список тем для обсуждения, либо документы, либо история проекта. В приглашении также должно быть указано, какие решения предполагается принять в ходе встречи. Если вы просто говорите "давайте обсудим тот или иной проект"... Допустим, вы его обсудили. Но что дальше? Нет никакой проблемы в том, чтобы написать, что на совещании будет принято решение о дальнейших действиях. Отдельного упоминания заслуживает длина речи. На своих тренингах я спрашиваю: "Как вы думаете, почему 99% совещаний длятся час?". Я задаю вопрос: "Как вы думаете, почему 99% совещаний длятся один час?". И только один раз я услышал правильный ответ. Все очень просто. В каждом почтовом клиенте по умолчанию настроена встреча на час. Это время никому не нужно согласовывать, и оно бесплатное. Таким образом, тема, которую можно было бы обсудить за три минуты (например, 15 минут), растягивается на час. Здесь вступает в силу закон Паркинсона. Мы работаем ровно столько, сколько у нас есть времени. При рассылке приглашений важно убедиться, что это время свободно для участников. В каждой программе E-Mail есть такая функция, и она прекрасно работает. К сожалению, иногда не все об этом знают. Хуже того, организатор может предъявить претензии к приглашенному человеку, если тот не явился. Это неправильно. И здесь мы подходим к еще одной важной части работы организатора. Именно организатор должен всегда видеть, кто согласился на встречу, а кто нет. Бывает, что самые важные участники встречи отказываются от нее и не приходят. Все присутствуют, а организатор начинает искать этого человека по всему офису. Затем этот человек, ничего не зная, приходит на другую встречу. Далее происходит примерно такой диалог: - Где ты; - Я отказался от встречи! - Почему вы меня не предупредили? - Ну, строго говоря, предупредил. Разве я должен был посылать вам специальное уведомление? Конечно, возможные участники не обязаны специально предупреждать. Поэтому ответственность за подобные ситуации всегда лежит на плечах организатора. Пожалуйста, будьте внимательнее! 2. чего мне следует избегать? В другом блоке я разместил несколько указателей, которых лучше избегать при организации встречи. Это не строгие правила, но если вы будете им следовать, ваши коллеги будут вам благодарны. Не стоит назначать встречу на час или два позже текущего момента (если только это не очень срочное и важное дело). Лично я стараюсь не назначать встречу даже в тот же день. Человек уже пришел на работу, расписал свой день, распределил, когда и что он будет делать, и это мое приглашение. Некорректно назначать встречу в обеденный перерыв. Я не считаю нужным это комментировать. Также лично я стараюсь не планировать людей на прием в день оплаты/отъезда. Ведь мы прекрасно знаем, что каждый сотрудник в день оплаты/возврата будет ратио-фор-бухгалтером и времени на встречи в этот день не будет. Он должен все оплатить, переслать кому-то другому, вернуть и занять. И, конечно, хотелось бы упомянуть о встречах в конце рабочего дня, потому что они - самая важная часть рабочего дня. Даже если люди работают много часов, встречи должны назначаться только в течение рабочего дня. 3. само совещание. Начнем с точности. Это происходит очень часто. Например, совещание назначено на 15:00, а в это время люди только встали со своих мест и начали собираться в переговорную, в 15:00 все уже сидят в переговорной, и совещание должно начаться. Многие подвергаются всевозможным наказаниям, в том числе штрафам в размере 100 рублей за каждую минуту опоздания, что очень полезно и дисциплинирует. Еще одна задача организатора - координация встречи. Если на встрече что-то идет не так, если обсуждение идет не в том направлении... организатор должен это проверить и исправить. Важной частью встречи является протокол. Существует даже часто употребляемое выражение: "Без протокола не было бы и совещания". Протоколы, по определению, ведутся отправителем приглашения. Участники совещания имеют право ничего не записывать. Все договоренности, задачи, сроки и т.д. Организатор должен зафиксировать в протоколе. По окончании совещания этот протокол должен быть разослан всем участникам с просьбой ознакомиться с ним/прокомментировать в течение определенного времени. В заключение хотелось бы остановиться на моей любимой теме - завершении совещания. Его продолжительность примерно равна часу. Уверен, что многие из вас сталкивались с совещаниями, на которых основной вопрос повестки дня обсуждается в течение 10 минут, а затем участники начинают думать над новым пунктом повестки дня. Поверьте, нет ничего плохого в том, чтобы обсуждать темы быстро, т.е. эффективно. Просто сесть за стол в отведенное время - это неэффективно. Поэтому, придумав подходящую сделку, не стесняйтесь завершить совещание и уйти. Проводите только эффективные встречи. Материал предоставлен Андреем Бутовым, бизнес-тренером и консультантом. Для заказа тренинга или получения дополнительных вопросов по подготовке и проведению встречи пишите на e-mail. Если вы считаете, что встречаться надо чаще, то вы правы. Рене Шимада Сигел, известный в США и Европе консультант по маркетингу, основатель и президент компании High Tech Connect (Сан-Франциско), считает, что добиться успеха можно только в том случае, если вы работаете в ИТ-секторе, где виртуальное общение воспринимается как естественное, и не пренебрегаете личными встречами. Мы вызвали к себе в офис нескольких независимых консультантов и еще с несколькими пообщались по Skype, - пишет она в своем блоге. - Проблема была одна и та же - бизнес-план, в котором собирались участвовать компании этих людей. В первом случае мы были в гораздо лучшем положении, чтобы сориентироваться в возможных проблемах". Жесты и мимика рассказывали обо всех тонкостях. Личные беседы содержат эмоции и выявляют страх, доверие, дружелюбие и искренность, не замаскированные расстоянием. Мы "читаем" это, что является огромным преимуществом. В разговоре лицом к лицу мы "читаем", что говорит собеседник. Это большой плюс. Не скрывайте свои цели Мы уже обсуждали здесь встречи как эффективный инструмент внутреннего управления. Под деловыми встречами в данной статье понимаются контакты с внешними партнерами, такими как клиенты, деловые партнеры и подрядчики. Поэтому они отличаются от совещания, хотя общие принципы подготовки и проведения совещания те же. Цель, План, Резюме (протокол). Это тонкое отличие связано с тем, что участники совещания - это люди, которых мы не можем заставить или приказать. Мы можем только заинтересовать, увлечь и убедить их. Или наоборот - мы можем их оттолкнуть или отпугнуть. Мы не слишком много говорим о необходимости постановки целей. Понятно, что разумный человек не поедет на другой конец города в пробке, не понимая, зачем это нужно. Заметим, что цели нужно не только определять, но и доносить до людей, с которыми вы хотите встретиться. Они должны быть зафиксированы, чтобы не было разночтений. При этом нет такого понятия, как "это необходимо" или "это срочно". Это вам нужно, вы опаздываете, а для вашего партнера ваша проблема может по сути не существовать. Поэтому будьте осторожны и ставьте себя и партнера в равные условия, даже если вы на самом деле выше его на голову. Ищите женщину. Поставьте цели и составьте план. Другими словами, запишите темы, которые вы хотите обсудить, на той же бумаге, на которой умело сформулированы ваши цели. Таким образом, Вы не упустите ничего важного во время обсуждения, а Ваш партнер будет знать, к чему готовиться. Обязательно сообщите, что вы можете дополнить или скорректировать свои планы. Попросите их сообщать Вам о любых изменениях. Далее необходимо продумать, кто будет присутствовать на встрече с вашей стороны. Полезными могут оказаться преданные коммуникаторы, специалисты по ведению переговоров и сотрудники, способные быстро находить нестандартные решения в меняющихся ситуациях. Наличие в команде привлекательной женщины также будет выгодно. Количество участников встречи с обеих сторон должно быть одинаковым. Оптимальный вариант - два человека: один ведет встречу, а другой заполняет и фиксирует информацию. Заранее обсудите с участниками цель и желаемый результат встречи. Каждый должен понимать свою роль и то, что от него ожидается. Мягко сообщите коллегам, что в вашей компании инициатива не будет наказуема, но ее неуместное проявление не будет приветствоваться. Если вы не первый человек в компании, который не может представить себе совещание, запланированное без участия руководителя, постарайтесь объяснить своему руководителю, почему это необходимо. Если вы сможете объяснить свою точку зрения за две-три минуты, секретарь, несомненно, оценит ваш профессионализм. После того как договоренность достигнута, сообщите своему руководителю в письменном виде как можно больше информации о другой стороне, повестке дня встречи и ожидаемых результатах вашего участия. Помните, что лучше один раз увидеть, чем семь раз отрезать, поэтому подготовьте наглядные пособия: презентации, брошюры, буклеты и визитные карточки. Углы не вызывают доверия. Место проведения встречи должно быть выбрано с учетом цели, задач, участников и реальной ситуации. Возможны три варианта: ваша территория, офис партнера и "нейтральные воды". Приглашая в свой дом, вы играете роль гостеприимного хозяина и показываете им свою семью изнутри. Конечно, стены могут быть полезны в вашем доме, но вы должны создать у гостей то впечатление, которое хотите, чтобы у них осталось. По мнению австралийского автора и психолога Алана Пиза, даже форма стола может повлиять на атмосферу встречи. Квадратные или прямоугольные столы не способствуют доверию и создают атмосферу соперничества, считает он. Круглые столы придают встречам неформальный характер и предполагают возможность свободного обмена идеями. Небольшие журнальные столики способствуют дружескому общению. Уважение проявляется в том, что вы принимаете приглашения в кабинет партнера. Это будет особенно ценно, если ваше положение в деловой среде высоко. Это позволит вам лучше понять, чем и как живет компания, в которой вы собираетесь работать. Нейтральная позиция ставит участников в равные условия, что идеально подходит для обсуждения спорных ситуаций и поиска путей выхода из конфликта. Неплохо продумать, как вы будете сидеть за столом. Если вы сидите напротив друг друга, это создает официальную атмосферу. Если вы сидите рядом друг с другом, это означает, что вы предлагаете дружеский диалог. Футбол в поддержку бизнеса Продолжительность встречи оговаривается заранее. Только при наличии серьезной причины встреча может быть отложена. Наименее продуктивными считаются встречи, назначенные на понедельник (тяжелые дни) и конец пятницы (уже автобус и шашлык). Не следует назначать встречи до обеда, когда в мозгу преобладают сигналы голода. Сразу после него, когда хочется спокойно посидеть, не стоит обсуждать технические вопросы. Однако при наличии добрых намерений с обеих сторон абсолютно допустимо совмещать прием пищи с деловыми переговорами. Во время беседы демонстрируйте свою открытость, готовность идти на компромисс и нацеленность на удовлетворительный результат. Обращайте внимание не только на слова, но и на тон, мимику и жесты. Невербальная информация менее ценна, чем вербальная. Например, допустимо разбавить профессиональную часть неформального общения обменом впечатлениями о вчерашнем футбольном матче. Это способствует установлению отношений, приближенных к дружеским. По окончании встречи необходимо составить резюме, в котором излагаются достигнутые договоренности. Обе стороны редактируют резюме и совместно работают над улучшением формулировок. Вдохновитель встречи рассылает окончательный текст всем своим участникам вместе с другими текстами. Новые контакты, полученные в результате встречи, вносятся в единую базу данных компании. У вас есть вопросы? Напишите их в комментариях. Вы также можете.